Комплектование Государственного патентного фонда (ГПФ) на современном уровне всегда было предметом особого внимания ВПТБ ФИПС. Это одна из важнейших задач Библиотеки – содержание фондов в актуальном состоянии для полного удовлетворения потребностей всех категорий пользователей ГПФ в целях государственной экспертизы. Пополнение фонда зарубежной патентной документацией, осуществляется посредством международного обмена патентной документацией. Первые сведения о деятельности Патентной библиотеки, ее фондах, в том числе пополнении фондов иностранными патентами, можно найти в первых выпусках официального издания «Вестник Комитета по делам изобретений» за 1925 г.
На постоянной основе ВПТБ стала осуществлять обмен патентной документацией в пятидесятые годы прошлого века, когда на уровне правительств были достигнуты соответствующие договоренности с целым рядом зарубежных стран. Обмен велся годовыми комплектами официальных публикаций ведомств и осуществлялся на бумажном носителе. С развитием новых информационных технологий, развитием электронных баз данных, снабженных широкими поисковыми возможностями, обеспечивающими полноту и качество проведения патентной экспертизы, и легко доступных через всемирную паутину, изменились процедура и формы международного обмена, а соответственно и формы комплектования и ведения ГПФ, предоставления документации пользователям всех категорий, в первую очередь государственным экспертам, а также читателям ВПТБ. Материальные носители (бумага, оптические диски), с помощью которых в течение многих лет осуществлялся обмен патентной документацией, утратили свою актуальность при проведении поиска и служат уже в основном для целей архивного хранения.
Комплектование ГПФ требует современного подхода и уровня, соответствующего развитию новых информационных технологий. Современным электронным ГПФ фактически является система PatSearch, созданная как профессиональная система поиска для экспертов ФИПС. Если на этапе создания в систему загружалась в основном документация непосредственно с оптических дисков, получаемых в рамках международного обмена, то в настоящее время значительно увеличилась доля документации, загруженной в «пакетном» режиме с сетевых ресурсов зарубежных патентных ведомств с использованием системы FTP. Загрузка со специальных сетевых ресурсов ряда ведомств обеспечивается в рамках международного обмена, на бесплатной основе в соответствии с подписанными соглашениями об обмене данными или письменными договоренностями.
Читатели библиотеки также имеют доступ к поисковой системе Patsearch, который организован непосредственно в дисплейном классе ВПТБ.
Частично, патентную документацию, ранее поступавшую в рамках международного обмена, ФИПС приобретает на коммерческой основе. Например, с 2012 г. приобретается доступ к БД «Global Patent Index» ЕПВ, содержащей информацию, ранее издававшуюся и рассылавшуюся на дисках в рамках международного обмена.
Следуя общемировой тенденции представления патентной документации на сетевых ресурсах, ФИПС с 1 января 2014 г., изменил способ передачи данных в рамках международного обмена, рассылка официальных изданий на дисках прекращена, доступ зарубежным патентным ведомствам к патентной документации России обеспечен на специальном FTP сервере ФИПС по предоставленным логинам и паролям.
По состоянию на 1 января 2014 года международный обмен осуществляется с патентными ведомствами 57 стран и 6-ти международных организаций.
СТРАНЫ
Перечень стран и организаций, с которыми Институт осуществляет обмен патентной документацией (по состоянию на 01.01.2014 г.)
1. Австралия
2. Австрия
3. Республика Азербайджан
4. АРЕ
5. Армения
6. Республика Беларусь
7. Бельгия
8. Болгария
9. Бразилия
10. Великобритания
11. Венгрия
12. Вьетнам
13. Германия
14. Греция
15. Грузия
16. Дания
17. Израиль
18. Индия
19. Испания
20. Республика Казахстан
21. Канада
22. Китай
23. КНДР
24. Колумбия
25. Куба
26. Кыргызская Республика
27. Латвия
28. Литва
29. Мексика
30. Республика Молдова
31. Монголия
32. Нидерланды
33. Новая Зеландия
34. Норвегия
35. Польша
36. Португалия
37. Республика Корея
38. Румыния
39. Сан-Марино
40. Сербия
41. Сирия
42. Словакия
43. Словения
44. США
45. Республика Таджикистан
46. Туркмения
47. Турция
48. Республика Узбекистан
49. Украина
50. Финляндия
51. Франция
52. Хорватия
53. Чехия
54. Швейцария
55. Швеция
56. Эстония
57. Япония
ОРГАНИЗАЦИИ
1. Всемирная организация интеллектуальной собственности (ВОИС)
2. Европейское патентное ведомство (ЕПВ)
3. Африканская организация интеллектуальной собственности (ОАРI)
4. Ведомство по гармонизации на внутреннем рынке (товарные знаки и промышленные образцы) (OHIM)
5. Евразийское патентное ведомство (ЕАПВ)